Privacy Statement

Laatste wijzigingen: 15 augustus 2019

De CoSpaces Community is een initiatief van Virtual Reality Learning Lab. Privacy is voor ons erg belangrijk en daarom zijn we zo zorgvuldig mogelijk in het beschermen van de gegevens die door ons worden beheerd. In dit document kun je lezen hoe we gegevens van klanten en geïnteresseerden verzamelen en wat we daar vervolgens mee doen.

De leden van de CoSpaces Community maken gebruik van CoSpaces Edu. Om daar een account aan te maken moet je akkoord gaan met het privacy statement en de algemene voorwaarden van CoSpaces Edu.

Identiteit van Virtual Reality Learning Lab

Bij het Virtual Reality Learning Lab verkennen we de waarde van Virtual en Augmented Reality als leermiddel. Hiervoor doen we fundamenteel onderzoek, geven we onderzoeksvakken en ontwikkelen we samen met studenten prototypes. We delen onze kennis en ervaring in de CoSpaces Community, door workshops, lezingen en masterclasses te organiseren voor docenten, scholen, uitgeverijen, bibliotheken en trainingsbedrijven. Daarnaast ontwikkelen we zelf ook VR & AR apps, ondersteunen we studenten die met VR aan de slag willen gaan en adviseren we onderwijsinstellingen en andere organisaties over de ontwikkelingen in het veld.

Onderverdeling

In het kader van deze activiteiten verzamelt en beheert het Virtual Reality Learning Lab persoonsgegevens op een aantal manieren, die onder te verdelen zijn in drie categorieën:

• Gegevens van personen die nog geen dienst hebben afgenomen, maar wel interesse hierin hebben getoond, voor het versturen van nieuwsbrieven en eventueel persoonlijk contact.
• Gegevens van klanten waar in het verleden contact mee is geweest.
• Gegevens van deelnemers aan onze activiteiten;

In dit privacy statement zullen we stapsgewijs doornemen op welke manier we deze gegevens verzamelen, beheren en wanneer deze weer worden verwijderd.

Contactgegevens

Voor vragen over de manier waarop wij omgaan met de door ons verzamelde gegevens, kun je contact met ons opnemen.

Virtual Reality Learning Lab
PLNT Leiden
Langegracht 70
2312 NV Leiden

E-mail: mail@vrlearninglab.nl
Tel.: +31 6 11952499

Verzamelen van gegevens

Bij het verzamelen van gegevens houden we rekening met de aard van de activiteit en welke gegevens daarvoor vereist zijn. Hieronder beschrijven we per doel welke gegevens we verzamelen.

1. Nieuwsbrief

Via onze website is het mogelijk om je aan te melden voor onze nieuwsbrief. Daarbij is een e-mailadres verplicht en is het optioneel om een voor- en achternaam in te vullen. Namen gebruiken we om mensen persoonlijk aan te spreken in een nieuwsbrief en om op een later moment te kunnen zien of een persoon al (met een ander e-mailadres) in onze nieuwsbriefbestand voorkomt.

Naast eigen inschrijvingen, voegen wij ook mensen toe aan ons nieuwsbrievenbestand die:

• hebben deelgenomen aan een van onze activiteiten;
• bij de aanvraag van een brochure hebben aangegeven de nieuwsbrief te willen ontvangen;
• een direct relatie hebben met het Virtual Reality Learning Lab en direct contact hebben gehad met Robin de Lange of een andere medewerker.

2. Klanten

Bij klanten waarmee we contact hebben, verzamelen we in ieder geval het e-mailadres en de naam. Daarnaast verzamelen we ook eventuele extra contactgegevens, zoals het bedrijf van waaruit deze persoon contact met ons heeft opgenomen, en de voorkeur voor producten waarin deze klant interesse heeft. We verzamelen tevens het e-mailadres en de naam van jongeren die door hun ouders/verzorgers worden aangemeld bij de CoSpaces Community. Het doel van het verzamelen van deze gegevens is dat we op een later moment gericht contact kunnen opnemen.

3. Deelnemers van activiteiten

Wanneer mensen zich inschrijven voor een van onze activiteiten, vragen wij naast naam, adres en woonplaats, ook om meer privacygevoelige informatie. Het gaat daarbij om beroep, specifieke taken binnen dat beroep en om dieetwensen. Deze gegevens verzamelen we om de activiteiten op maat aan te kunnen bieden en aan specifieke (dieet)wensen te voldoen. Personen die deze gegevens niet ons aan willen of kunnen vertrekken, zijn daarom niet in staat om deel te nemen aan een activiteit, tenzij akkoord kan worden gegaan met een minder op maat gemaakte workshop. Voor deelname aan een activiteit moeten in ieder geval de contactgegevens van de deelnemer aan ons worden verstrekt, minimaal bestaande uit naam, adres, woonplaats en e-mailadres.

Opslag van gegevens

De gegevens die we verzamelen worden door ons opgeslagen en zorgvuldig beheerd. Alle personen van wie wij gegevens hebben verzameld hebben recht op inzage, rectificatie en verwijdering van hun gegevens. Verzoeken daartoe kunnen naar ons worden gestuurd per e-mail.

Enkel de medewerkers van het Virtual Reality Learning Lab die voor het uitoefenen van hun werkzaamheden toegang nodig hebben tot de opgeslagen persoonsgegevens, hebben ook toegang tot die gegevens.

Voor de opslag van gegevens gebruiken wij diverse toepassingen, waarbij we er zorg voor dragen dat alleen de personen toegang hebben tot de gegevens, die dat voor hun werkzaamheden nodig hebben. Dat zijn werknemers van het Virtual Reality Learning lab en freelancers waar op vaste basis mee wordt samengewerkt.

Met de bedrijven waar wij gegevens mee uitwisselen hebben wij een verwerkersovereenkomst of wordt deze op korte termijn afgesloten. Het gaat om onderstaande bedrijven.

Airtable

In Airtable beheren wij onze klantgegevens. De verwerkersovereenkomst met Airtable is per 26 juni 2018 in aanvraag.

Mailchimp

Bij Mailchimp staan de verzamelde gegevens voor de nieuwsbrief opgeslagen ten behoeve van het versturen van de nieuwsbrief. Met Mailchimp hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten.

Google

Bij Google maken wij gebruik van Drive en Contacts voor de opslag van persoonsgegevens. Hierbij gaat het naast gewone persoonsgegevens, ook om bijzondere persoonsgegevens, te weten: dieetwensen en financiële gegevens.

Voor deze diensten geldt de algemene verwerkersovereenkomst die hier te vinden is.

Gebruik van gegevens

We gebruiken onze gegevens in beperkte mate voor geautomatiseerde besluitvorming. Als klanten aangeven dat ze onze nieuwsbrief willen ontvangen, worden hun gegevens automatisch doorgezet naar Mailchimp, vanuit waar er een aantal opvolgmails worden gestuurd naar de nieuwe inschrijver voor de nieuwsbrief.

Verwijderen van gegevens

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan wettelijk toegestaan. Ook verwijderen wij gegevens die niet meer van belang zijn op eigen initiatief.

Alle personen van wie wij gegevens hebben verzameld hebben recht op inzage, rectificatie en verwijdering van hun gegevens. Verzoeken daartoe kunnen naar ons worden gestuurd per e-mail.

Ook kan een CoSpaces Edu account van een (oud-)lid van de CoSpaces Community door ons verwijderd worden. Verzoeken hiertoe kunnen naar ons worden gestuurd per e-mail.

Bezwaar

Indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van een of meerdere van jouw persoonsgegevens, kun je daarbij bij ons bezwaar tegen maken. Dit doe je door ons een e-mail te sturen, waarop wij binnen tien werkdagen een antwoord zullen versturen. In die e-mail zullen we aangeven welke consequenties het niet verwerken van gegevens heeft en op welke termijn wij eventueel al verzamelde gegevens kunnen verwijderen.

Wanneer je (impliciet) toestemming hebt gegeven om je gegevens te verwerken, is het mogelijk om die later weer in te trekken. Daarvoor gelden dezelfde vereisten als hier direct boven aangegeven.

Wanneer je het niet eens bent met de manier waarop we met jouw gegevens of een gemaakt bezwaar omgaan, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze instantie zal je klacht behandelen en indien nodig optreden.

Gebruik software tijdens cursussen

Tijdens het onderwijs dat we aanbieden maken we gebruik van verschillende softwarepakketten om Virtual Reality ervaringen te maken, zoals Roundme en CoSpaces Edu. Het gebruik van deze software is niet verplicht en kan altijd met een tijdelijk gebruikersaccount worden uitgevoerd. We beoordelen de privacy voorwaarden van deze externe software kritisch, maar kunnen geen verantwoordelijkheid dragen voor het door deze bedrijven gehanteerde beleid omtrent gegevensbewaring.

Virtual Reality Learning Lab

Bezoekadres: Langegracht 70, 2312 NV Leiden
Postadres: Prinsegracht 7a, 2512 EW Den Haag
mail@vrlearninglab.nl || www.vrlearninglab.nl
Tel.: 06-11952499

KvK: 56241089
BTW: NL199054101B01
Bank: NL78 INGB 0686 8289 41